Zásady zpracování osobních údajů pro zákazníky Lentus Trading, s.r.o. dle GDPR

 

Cílem těchto zásad zpracování údajů pro zákazníky Lentus Trading, s.r.o. dle GDPR (dále jen „Zásady“) vydaných společností Lentus Trading, s.r.o., IČ 45352488, DIČ CZ45352488, se sídlem V Cihelně 654, 33203 Šťáhlavy (dále jen „Lentus Trading“) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje společnost Lentus Trading (jako správce) zpracovává o fyzických osobách při poskytování služeb, prodeji zboží a při návštěvách internetových stránek provozovaných Lentus Trading a kontaktech s potenciálními zákazníky, k jakým účelům a jak dlouho společnost Lentus Trading tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů zákazníků Lentus Trading a přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob, uživatelů služeb Lentus Trading, zájemců o služby a zboží a návštěvníků internetových stránek provozovaných společností Lentus Trading, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči společnosti Lentus Trading.

Tyto Zásady jsou účinné od 25.5.2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti Lentus Trading jako správce dle čl. 13 GDPR.

 

A. Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace která se vztahuje k fyzické osobě kterou je společnost Lentus Trading schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží může ze strany společnosti Lentus Trading dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

 

1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o:

• Akademický titul
• Jméno a příjmení
• Název obchodní firmy
• Rodné číslo (v případě že z jakýchkoli důvodů nebylo rodné číslo přiděleno pak datum narození)
• IČO DIČ
• Adresa trvalého pobytu
• Adresa umístění přijímacího zařízení
• Adresa sídla nebo místa podnikání
• Fakturační adresa
• Čísla předložených identifikačních údajů a jejich kopie (veškeré údaje které nejsou potřebné pro poskytování služby jsou na kopiích dokladů začerněny)
• Identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby kterou zákazník určí
• Identifikační údaje plátce vyúčtování
• Bankovní spojení
• Podpis

V případě smluv na jednorázový prodej zboží je rozsah omezen na základní identifikační údaje.

2. Kontaktní údaje

• Kontaktní telefonní číslo
• Kontaktní e-mail

3. Údaje o zakoupeném zboží odebíraných službách využívání služeb a platební morálce

• Druh a specifikace poskytované služby nebo zboží
• Objem a využití poskytnutých služeb a jejich cena
• Informace o platební morálce

4. Provozní údaje a lokalizační údaje

• Adresa datového spojení (např. IP adresa nebo URL adresa)
• Datum a čas uskutečnění spojení
• Doba trvání spojení
• Číslo název a umístění koncového bodu sítě

5. Ostatní údaje generované v souvislosti s poskytováním služeb

Tyto údaje vznikají při poskytování služeb, které nejsou službami elektronických komunikací nebo při poskytování služeb elektronických komunikací nad rámec údajů potřebných pro přenos zprávy. Údaje generované sítěmi při poskytování služeb elektronických komunikací nad rámec provozních a provozních lokalizačních údajů jsou nezbytné pro řešení sporů týkajících se kvality služby, vyhodnocování a zvyšování kvality sítí a služeb a údržbu sítí.

6. Údaje z komunikace mezi Lentus Trading a zákazníkem

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a zboží Lentus Trading mezi společností Lentus Trading a zákazníkem. Jedná se o zápisy osobní komunikace se zákazníkem v sídle firmy Lentus Trading nebo jiném přímém kontaktu se zákazníkem, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem.

7. Údaje zpracované na základě vašeho souhlasu

Zpracování údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či ochranu oprávněných zájmů Lentus Trading, ale jejich zpracování umožní společnosti Lentus Trading zlepšovat služby, zaměřit se na to, co zákazníky opravdu zajímá, a případně zákazníky informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu.

 

 B. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů 

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Lentus Trading nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Lentus Trading

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Lentus Trading a ochranu oprávněných zájmů Lentus Trading je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

• Zajišťování provozu a ochrany sítí elektronických komunikací (plnění smlouvy)
• Poskytování služeb elektronických komunikací, platebních transakcí, poskytování dalších služeb (plnění smlouvy)
• Vyúčtování za služby (plnění smlouvy)
• Plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
• Účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
• Výměna údajů mezi provozovateli sítí a poskytovateli služeb elektronických komunikací pro zajištění propojení a přístupu k síti, ke vzájemnému vyúčtování (plnění smlouvy)
• Vyhodnocování platební morálky zákazníka pro účely prevence vzniku pohledávek, které může mít vliv na rozhodování společnosti Lentus Trading o podmínkách uzavírání dalších smluv se zákazníkem, přičemž rozhodování o uzavření či neuzavření další smlouvy neprobíhá automatizovaně (oprávněný zájem společnosti Lentus Trading)
• Vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem)
• Procesy spojené s identifikací zákazníka (plnění smlouvy)
• Zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv společnosti Lentus Trading (oprávněný zájem společnosti Lentus Trading)
• Evidence dlužníků (oprávněný zájem společnosti Lentus Trading)
• Evidence zneužívání sítě a služeb elektronických komunikací (oprávněný zájem společnosti Lentus Trading)

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovávány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.

U zákazníků služeb Lentus Trading, je společnost Lentus Trading oprávněna v případě, že mají splněny všechny své závazky vůči ní, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se společností Lentus Trading po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se společností Lentus Trading.

V případě zakoupení zboží od společnosti Lentus Trading je společnost Lentus Trading oprávněna zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a společností Lentus Trading po dobu 4 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží.

V případě jednání mezi společností Lentus Trading a potencionálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je společnost Lentus Trading oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

Faktury vystavené společností Lentus Trading jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy.

Identifikační údaje nutné pro poskytování služby z průkazu totožnosti zákazníka jsou ze strany společnosti Lentus Trading zpracovávány v souladu s § 16 zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu po dobu 10 let ode dne ukončení poslední služby zákazníka.

Dle § 97 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích je společnost Lentus Trading povinna uchovávat po dobu 6 měsíců provozní a lokalizační údaje, které jsou vytvářeny nebo zpracovávány při zajišťování jejích veřejných komunikačních sítí a při poskytování jejích veřejně dostupných služeb elektronických komunikací, a je na požádání povinna je bezodkladně poskytnout orgánům činných v trestním řízení, Policii České republiky pro účely zahájeného pátrání po konkrétní hledané nebo pohřešované osobě, zjištění totožnosti osoby neznámé totožnosti nebo totožnosti nalezené mrtvoly, předcházení nebo odhalování konkrétních hrozeb v oblasti terorismu nebo prověřování chráněné osoby, Bezpečnostní informační službě pro účely a při splnění podmínek stanovených zvláštním právním předpisem, Vojenskému zpravodajství pro účely a při splnění podmínek stanovených zvláštním předpisem a České národní bance pro účely a při splnění podmínek stanovených zvláštním právním předpisem.

  

C. Kategorie příjemců osobních údajů 

Společnost Lentus Trading při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti Lentus Trading, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti Lentus Trading a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Seznam zpracovatelů je dostupný zde.

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, dochází vždy v souladu s platnou legislativou.

Společnost Lentus Trading v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

 

 D. Způsob zpracování osobních údajů 

Společnost Lentus Trading zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost Lentus Trading vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

 

E. Informační sdělení 

Pro informační sdělení společnosti Lentus Trading týkající se zejména novinek, provádění servisních prací spojených s omezením služeb apod. užívá společnost Lentus Trading vždy vhodné označení, ze kterého je zřejmé, že společnost Lentus Trading je jejich odesílatelem. Informační sdělení můžeme zasílat na kontakty našich zákazníků na základě oprávněného zájmu společnosti Lentus Trading, a to jen do doby, než vyslovíte nesouhlas. Zasílání informačních sdělení je možné vypnout po přihlášení zákazníka do informačního systému pod jeho účtem v editaci osobních údajů. V zaslaných informačních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

 

 F. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25.5.2018

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25.5.2018 v případě, že bude pro Lentus Trading identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže Lentus Trading svoji totožnost, následující práva:

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle článku 15 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti Lentus Trading:

• Potvrzení, zda zpracovává osobní údaje
• Informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU, v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů

V případě opakované žádosti bude společnost Lentus Trading oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla společnosti Lentus Trading.

Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit v sídle společnosti Lentus Trading, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

 

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných údajů, které o něm bude společnost Lentus Trading zpracovávat. Zákazník společnosti Lentus Trading má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen společnosti Lentus Trading poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm společnost zpracovává, nejsou přesné. Opravu provede společnost bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit v sídle společnosti Lentus Trading za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

3. Právo na výmaz

Dle čl. 17 GDPR bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost Lentus Trading neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se obrátit písemně na adresu sídla společnosti Lentus Trading.

4. Právo na omezení zpracování

Dle článku 18 GDPR bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla společnosti Lentus Trading.

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Dle čl. 19 GDPR bude mít subjekt údajů právo na oznámení ze strany společnosti Lentus Trading v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, bude společnost Lentus Trading informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjektu údajů může společnost Lentus Trading poskytnout informaci o těchto příjemcích.

6. Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat společnost Lentus Trading o předání těchto údajů jinému správci.

Pokud společnosti Lentus Trading v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo od společnosti Lentus Trading získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat subjektem údajů určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti subjektu údajů vyhovět. Žádost je možné uplatnit v sídle společnosti Lentus Trading po doložení oprávněnosti požadavku.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti Lentus Trading.

V případě, že společnost Lentus Trading neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost Lentus Trading zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti Lentus Trading.

8. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost Lentus Trading uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

9. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz)

 

 G. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Od 25.5.2018 je k dispozici tento kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu nařízení: Lentus Trading, s.r.o., Pověřenec pro ochranu osobních údajů, V Cihelně 654, 33203 Šťáhlavy nebo e-mail Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.